Prowadzenie sklepu internetowego w Polsce to nie tylko kwestia sprzedaży produktów czy obsługi klientów, ale także prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowej. Jednym z kluczowych elementów tej dokumentacji są faktury. Wystawianie faktur VAT, faktur pro forma, faktur zaliczkowych czy korekt to codzienność każdego właściciela e-commerce. Dlatego wybór odpowiedniego programu do faktur to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność prowadzenia sklepu online. W tym artykule przyglądamy się najważniejszym aspektom wyboru takiego programu i analizujemy dostępne na polskim rynku rozwiązania.
Dlaczego wybór programu do faktur jest tak ważny?
Sklepy internetowe różnią się od tradycyjnych firm usługowych lub stacjonarnych sklepów. E-commerce charakteryzuje się dużym wolumenem transakcji, często automatyzowaną obsługą płatności i integracjami z systemami magazynowymi oraz platformami sprzedażowymi (takimi jak Allegro, Amazon czy OLX). Odpowiedni program do fakturowania powinien:
-
Automatyzować proces wystawiania faktur
-
Umożliwiać integrację z platformą sklepową (np. WooCommerce, Shopify, PrestaShop)
-
Wspierać różne typy faktur (VAT, pro forma, zaliczkowe, korygujące)
-
Zgodność z przepisami prawa (m.in. KSeF – Krajowy System e-Faktur)
-
Zapewniać bezpieczeństwo danych
-
Oferować dostęp online (cloud/SaaS)
Kluczowe funkcje, na które warto zwrócić uwagę
-
Integracje z e-commerce
-
Możliwość automatycznego wystawiania faktur po złożeniu zamówienia.
-
Kompatybilność z popularnymi CMS-ami sklepowymi (Magento, WooCommerce, PrestaShop, Shoper, Sky-Shop).
-
-
Obsługa KSeF
-
Od 2024 roku obowiązuje stopniowe wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Program musi umożliwiać wystawianie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z tym systemem.
-
-
Dostępność chmurowa
-
Możliwość pracy z dowolnego miejsca i urządzenia – ważna przy prowadzeniu sklepu online.
-
-
Prosta obsługa i UX
-
Intuicyjny interfejs i szybki proces wystawiania dokumentów.
-
-
Wsparcie księgowe
-
Eksport danych do systemów księgowych lub współpraca z biurem rachunkowym.
-
Najpopularniejsze programy do faktur dla sklepów internetowych w Polsce
1. Fakturownia
Opis: Jeden z najbardziej rozpoznawalnych programów online do fakturowania w Polsce. Idealny dla e-commerce.
Zalety:
-
Integracje z Allegro, WooCommerce, Baselinker.
-
Obsługa KSeF.
-
API do własnych integracji.
-
Automatyczne fakturowanie po złożeniu zamówienia.
Wady:
-
W pełnej wersji wymaga opłaty miesięcznej.
Cena: od ok. 20 zł/mies.
2. inFakt
Opis: Kompletna aplikacja do fakturowania i prowadzenia księgowości online, współpracuje z biurami rachunkowymi.
Zalety:
-
Prosty interfejs.
-
Możliwość prowadzenia księgowości i faktur w jednym miejscu.
-
Obsługa KSeF.
Wady:
-
Mniej zaawansowane integracje z platformami e-commerce.
Cena: od ok. 19 zł/mies.
3. iFirma
Opis: Rozbudowany system księgowy z funkcją fakturowania online. Popularny wśród małych firm i sklepów internetowych.
Zalety:
-
Pełna księgowość w pakiecie.
-
Integracje z Allegro i BaseLinker.
-
Obsługa KSeF.
Wady:
-
Interfejs może być mniej intuicyjny dla początkujących.
Cena: od 15 zł/mies.
4. wFirma
Opis: Platforma do fakturowania, magazynu i księgowości online. Dobra opcja dla sklepów z większym obrotem.
Zalety:
-
Moduł magazynowy.
-
Integracje z platformami e-commerce.
-
Obsługa KSeF.
Wady:
-
Wymaga czasu na konfigurację.
Cena: od 23 zł/mies.
5. Subiekt 123 (Insert)
Opis: Lekkie rozwiązanie od znanego producenta systemów księgowych (Insert GT), przygotowane dla mikro i małych firm.
Zalety:
-
Wysoka niezawodność.
-
Integracje z Subiekt Nexo.
-
Dobre wsparcie techniczne.
Wady:
-
Mniej elastyczny od rozwiązań chmurowych.
Cena: od 15 zł/mies.
Programy darmowe – czy warto?
Dla bardzo małych sklepów internetowych, które wystawiają tylko kilka faktur miesięcznie, istnieją darmowe opcje, np.:
-
Melpe (darmowy pakiet startowy)
-
FakturaXL (ograniczony plan bez opłat)
-
Fakturowo.pl (darmowa wersja z ograniczeniami)
Uwaga: Darmowe wersje często nie obsługują KSeF ani integracji z platformami sprzedażowymi, co może być poważnym ograniczeniem w e-commerce.
Kiedy warto zainwestować w płatny program?
Jeśli:
-
Sprzedajesz na więcej niż jednej platformie (np. własny sklep + Allegro),
-
Potrzebujesz automatycznego wystawiania faktur,
-
Twój sklep generuje min. 5–10 faktur dziennie,
-
Korzystasz z systemu magazynowego lub fulfillmentu,
-
Potrzebujesz zgodności z KSeF,
… wtedy płatny program to inwestycja, która szybko się zwraca.
Podsumowanie – jaki program do faktur wybrać?
| Potrzeba sklepu | Rekomendowany program |
|---|---|
| Integracja z Allegro, Woo | Fakturownia, iFirma |
| Księgowość + faktury | inFakt, wFirma |
| Magazyn i faktury | wFirma, Subiekt 123 |
| Rozwiązanie budżetowe | FakturaXL, Melpe |
| API i automatyzacje | Fakturownia, iFirma |
Ostateczna rada
Wybór programu do faktur powinien być dopasowany nie tylko do obecnych potrzeb sklepu, ale także do jego planowanego rozwoju. Przy rosnącej liczbie zamówień i zmianach prawnych (jak KSeF), elastyczność i skalowalność rozwiązania są kluczowe. Dobrze dobrany system do fakturowania to nie tylko oszczędność czasu, ale także mniejsze ryzyko błędów i stresu związanego z dokumentacją księgową.